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無(wú)紙化辦公的優(yōu)勢(shì)
人們通常用“白紙黑字”比喻有確鑿的文字憑據(jù)，不容抵賴或悔改。然而，這一成語(yǔ)在“無(wú)紙化辦公”的潮流沖擊下，是否會(huì)變成典故呢？或許？但愿，這只是杞人憂天。
新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公開始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)也逐步得以推廣，并迅速地在全球范圍內(nèi)掀興起一股“無(wú)紙化辦公”的新潮流。這主要得益于無(wú)紙化辦公的優(yōu)點(diǎn)：
一．有效地提高了工作效率
提高效率、信息共享、協(xié)同 辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行無(wú)紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。通過無(wú)紙化辦公，酒店的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報(bào)告、通知通告等，都可以通過BQQ或OA系統(tǒng)向特定 對(duì)象予以發(fā)布，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面的時(shí)間、人力和物力，同時(shí)，運(yùn)用電腦進(jìn)行操作后，文件的存檔、查找等更加方便，快捷，從而大大地提高 了工作效率。
二．更好地體現(xiàn)了綠色環(huán)保
無(wú) 紙化辦公除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，“綠色環(huán)保”也是各酒店采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要原因。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，在不知不 覺中酒店紙質(zhì)文件大量減少。從本位方面說節(jié)約了紙張也就是節(jié)約了錢，從國(guó)家大局說，每年少砍伐大量的樹木，可以更加有效提高森林保護(hù)率。除此之外，還大大 減少其他如印刷、筆墨、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公費(fèi)用。
據(jù)此，有人對(duì)無(wú)紙化辦公提出相當(dāng)樂觀的預(yù)測(cè)。認(rèn)為不出多少年，紙張將被徹底“掃下辦公桌”，代之以經(jīng)濟(jì)高效的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)辦公新模式；有人進(jìn)行了大膽的測(cè)算，宣稱這場(chǎng)史無(wú)前例的辦公革命每年將從電鋸下拯救出大量用于造紙的樹木，從而為全球植被保護(hù)做出巨大的貢獻(xiàn)……
可是事到如今，“無(wú)紙化辦 公”這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新生兒卻未像人們所預(yù)期的那樣茁壯成長(zhǎng)，電子文件仍然難以戰(zhàn)勝紙張這個(gè)神秘而古老的媒介。紙張是千百年來人類社會(huì)所公認(rèn)、所證明的保存 信息和知識(shí)效果最好、保存時(shí)間最長(zhǎng)的媒介。倘若紙張真正被電子媒介，如硬盤、軟盤、光盤，還有VCD、DVD等全盤取代時(shí)，人們的疑慮也正是由此而生,電 子媒介的弊端也被成倍放大。
任何事物有其利必有其弊，無(wú)紙化辦 公不可避免的也存在以下不足之處：
1、到目前為止，所有的電子媒介都不可避免地會(huì)受物理和化學(xué)因素的影響產(chǎn)生質(zhì)變，都存在有一天文件無(wú)法被打開的危險(xiǎn)。
2、從電腦儲(chǔ)存技術(shù)和形式極度快速更新的情況看，任何現(xiàn)有的保險(xiǎn)系數(shù)非常大的新的存儲(chǔ)介質(zhì)，都有可能被迅速地淘汰，往往無(wú)法被新的格式所支持，從而難以讀出現(xiàn)有的文檔。誰(shuí)能想象幾十年、幾百年、幾千年后又會(huì)發(fā)生怎樣的變化。
3、電子文檔的安全性，更 是倍受關(guān)注。一個(gè)人辛勤付出勞動(dòng)成果，而別人只要用一個(gè)U盤，加一個(gè)命令就可以輕而易舉斬獲。在無(wú)紙化運(yùn)作的過程，別有用心者只要一個(gè)電子郵件或者一個(gè)小 小的U盤就可以將一個(gè)酒店的商業(yè)或者人事機(jī)密，泄漏出去；甚至有的酒店出現(xiàn)個(gè)別管理人員離職時(shí)將辦公電腦中文檔全部刪除而導(dǎo)致客戶資料、管理資料流失的情 況。
4、電子文稿無(wú)法完全取代紙質(zhì)文件，許多上傳下達(dá)的請(qǐng)示、批復(fù)、通知等公文都仍然需要以紙質(zhì)形式打印出來，蓋上公章、領(lǐng)導(dǎo)簽字然后才能生效。用以證明其文的真實(shí)性，有效性。而電子文檔極有可能變?yōu)橐恍﹦e有用心者的造假夢(mèng)提供美妙的溫床。
因此，無(wú)紙化辦公不論是存儲(chǔ)介質(zhì)的材料、電腦的日益更新、以及電子文檔的保密性都時(shí)時(shí)提吊著人們的十分敏感的神經(jīng)。
為更好地運(yùn)用無(wú)紙化辦公提高辦公效率，又盡可能消除無(wú)紙化辦公的弊端，筆者人為，酒店在推廣無(wú)紙化辦公時(shí)應(yīng)走出以下誤區(qū)：
一、推行無(wú)紙化辦公不等于取消紙張使用。
從提高工作效率、節(jié)約資源的角度來看，無(wú)紙化辦公的意義重大，其必要性亦無(wú)可爭(zhēng)議。但是，就像計(jì)算機(jī)、電視、廣播的出現(xiàn)依然無(wú)法完全取代報(bào)刊雜志的作用一樣，電子文件的盛行恐怕一時(shí)也難以完全取代紙質(zhì)文件。可見，現(xiàn)在來說電子文件要完全取代紙質(zhì)文件，還為時(shí)尚早。
二、推行無(wú)紙化辦公不等于不注重文檔格式。
推行無(wú)紙化辦公過程中，應(yīng) 更加注重公文管理思路和程序，掌握電子文檔的制作技術(shù)，提高辦公水平和管理能力，防止出現(xiàn)公文不統(tǒng)一的現(xiàn)象。因此，酒店可參照國(guó)家公文格式 GB/T9702-1999標(biāo)準(zhǔn)，制作電子文檔行文的統(tǒng)一格式，包括電子印章加蓋、簽收時(shí)限規(guī)定等，以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，樹立酒店對(duì)內(nèi)對(duì)外的良好形象，達(dá) 到公文格式統(tǒng)一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
三、推行無(wú)紙化辦公不等于放松檔案管理。
推行無(wú)紙化辦公過程中，應(yīng)更加注重電子文檔的安全性，加強(qiáng)檔案管理。如規(guī)范《辦公電腦定期備份制度》，《涉密電子文檔加密制度》，《客戶資料分級(jí)查閱制度》，《電子文檔目錄定期上報(bào)制度》等，同時(shí)，將辦公電子文檔列入工作交接的范疇，杜絕檔案的泄密或流失。
四、推行無(wú)紙化辦公不等于淡化人際交流。
與電子文檔比較，同樣內(nèi)容手寫件比電子郵件或軟盤存儲(chǔ)所顯示的信息量更多，身體語(yǔ)言流露其中，通過筆跡你可以感覺對(duì)方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。傳統(tǒng)文件的傳遞過程也是人際交流的過程。
因此，在推行無(wú)紙化辦公過程中，應(yīng)更加注重人際交往氛圍的營(yíng)造，如通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開設(shè)電子論壇等，搭建內(nèi)部人員溝通、交流的平臺(tái)，莫讓電腦隔開了人與人之間的距離。
無(wú)紙化辦公給我們帶來了便捷、高效的辦公環(huán)境，雖然目前還有很多的不足之處需要我們?nèi)ゲ粩嗤晟疲蚁嘈牛S著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷創(chuàng)新，隨著人們對(duì)無(wú)紙化辦公意識(shí)的不斷提高，無(wú)紙化辦公會(huì)離我們?cè)絹碓浇?/div>
